Por quanto tempo guardar os dados do hóspede
Quando o hóspede faz o pré-check-in online e envia documento e foto, você recebe informação pessoal sensível. A maioria dos gestores guarda tudo para sempre, na mesma pasta, sem política nenhuma. Não por má-fé: simplesmente nunca parou para pensar no assunto.
O problema aparece quando alguém pede para apagar os próprios dados, quando há uma auditoria ou quando o sistema é invadido e você não sabe nem o que estava lá.
O que conta como dado do hóspede
Cadastro prévio, número de documento, foto do rosto, data de nascimento, telefone, e-mail — tudo isso é dado pessoal. A foto do rosto, especificamente, é dado biométrico, categoria que a Lei Geral de Proteção de Dados trata com mais rigor.
Não adianta guardar só porque "pode ser útil um dia". Cada informação que você mantém é uma responsabilidade. Se não há finalidade clara para manter, o caminho mais seguro é descartar.
Quanto tempo é razoável guardar
Não existe um prazo único fixado em lei para todos os dados de hospedagem. O que existe são obrigações específicas que justificam a retenção por determinado período.
Obrigações fiscais e contábeis. Notas fiscais, recibos e registros financeiros precisam ficar disponíveis para o Fisco pelo prazo que a legislação tributária exige para cada tributo — consulte seu contador, porque o prazo varia. Para fins práticos, cinco anos é um piso conservador e amplamente adotado.
Registro de hóspedes. Estabelecimentos de hospedagem têm obrigação legal de manter o registro de hóspedes. A Portaria do Ministério do Turismo que trata do tema não exige prazo infinito, mas a prática do setor e a orientação de advogados especializados apontam para manter o registro por pelo menos cinco anos.
Dado que não tem mais finalidade. Quando a estadia terminou, o acerto foi feito e não há litígio pendente, a foto do documento e a imagem do rosto do hóspede perderam a finalidade original. Mantê-los além disso exige uma justificativa concreta — e você precisa conseguir explicar qual é essa justificativa se alguém perguntar.
O que fazer na prática
- Defina um prazo por tipo de dado. Dado financeiro: cinco anos ou conforme orientação do seu contador. Registro de hóspede: cinco anos como mínimo seguro. Foto e documento digitalizado: enquanto necessário para a estadia e o acerto; após isso, avalie se há razão para manter.
- Documente a política, mesmo que em uma página simples. "Guardamos o documento por X meses após o check-out e a nota fiscal por Y anos" é suficiente para mostrar que há uma decisão consciente, não descuido.
- Peça consentimento claro antes de coletar foto e documento. O hóspede precisa saber o que você vai guardar, para que serve e por quanto tempo. Consentimento vago ou embutido em letras miúdas não protege ninguém — nem o hóspede nem você.
- Tenha um processo para atender o pedido de exclusão. A LGPD dá ao titular o direito de pedir a eliminação dos dados quando não há mais base legal para mantê-los. Se você não sabe onde estão os dados, não consegue atender o pedido.
- Revise o que está acumulado. Se você tem pasta de documentos de hóspedes de três anos atrás sem nenhuma política, este é o momento de limpar com orientação jurídica.
Consentimento não é detalhe
Pedir foto e documento no pré-check-in online é legítimo e facilita a chegada. Mas o formulário precisa deixar claro: para que serve a foto, onde fica armazenada, quem tem acesso e quando será descartada.
Se o hóspede não consente, você ainda pode pedir o documento na chegada, presencialmente. O que não pode é coletar dado sensível sem informar a finalidade e sem dar escolha.
Consultar um advogado especializado em proteção de dados para rever o fluxo de cadastro prévio é um investimento pequeno diante do risco de uma reclamação formal ao regulador.
Como o reservarhospedagem trata isso
No reservarhospedagem, o hóspede envia documento e foto por um link pessoal antes da chegada. O sistema registra o envio e deixa o arquivo acessível para a equipe de recepção durante o processo de confirmação da reserva. O que acontece com esses arquivos depois — prazo de retenção, política de exclusão, base legal — é definido e gerenciado pelo próprio condomínio ou pousada, que é o responsável pelo tratamento dos dados dos seus hóspedes. O sistema não impõe nem garante adequação à LGPD por conta própria: isso depende das decisões e da política interna de cada operação.